Antiguamente el mundo evolucionaba a un ritmo más lento que el mundo en el que vivimos actualmente, donde en los últimos años se ha experimentado una evolución acelerada y abrupta, en parte influenciado por dos factores esenciales que han potenciado lo que conocemos como entorno VUCA: la tecnología y la globalización. Estos dos elementos han hecho cambiar por completo nuestras vidas y ahora vivimos en un entorno volátil, incierto, cambiante y ambiguo.
Este término ha sido acuñado por numerosos expertos para hacer referencia a un mundo en el cual las empresas tienen que luchar por sobrevivir, sin que estos cambios puedan dañar su estructura organizacional.
Para poder dirigir a la empresa a través de este nuevo mundo tan incierto y ambiguo, los líderes deberán estar formados para tomar decisiones que les permitan poder seguir siendo competitivos en su sector.
¿Qué es la toma de decisiones?
La toma de decisiones es un proceso por el cual se realiza una elección entre diferentes opciones para resolver diferentes situaciones en distintos contextos, en este caso, el empresarial.
En este proceso se definen los problemas a resolver, se realiza una recopilación de datos que son analizados y estudiados posteriormente, se generan diferentes alternativas y se selecciona un curso de acción, en base a toda la información recopilada previamente.
Una empresa necesita tomar decisiones constantemente: Escoger entre uno u otro proveedor de materias primas, elegir a un nuevo jefe de departamento, definir un presupuesto para la campaña de marketing… Existen multitud de tipos de decisiones que se pueden tomar en una empresa, y que vamos a ver a continuación.
Tipos de decisiones a tomar
En una empresa tenemos diferentes tipos de tomas de decisiones, algo que suele ir unido a factores como puede ser su tamaño, su estructura organizacional…
- Decisiones de dirección: Son aquellas donde los decisores son los directivos o gerentes de la compañía.
- Decisiones estratégicas: Se encargan de preparar el futuro de la empresa. Se toman para obtener resultados a medio y largo plazo. Corren a cargo del equipo directivo o de la gerencia de la empresa. Algunos tipos de decisiones estratégicas pueden ser la salida a bolsa o las políticas de retribución.
- Decisiones operativas: Se toman para realizar la gestión diaria de la empresa y alcanzar los objetivos a corto plazo. Algunos ejemplos de decisiones operativas pueden ser la selección de proveedores, escoger una empresa para rodar un nuevo spot publicitario…
- Decisiones individuales: Son aquellas que toma cualquier empleado en su día a día. A pesar de todo, es importante mantener el control sobre estas decisiones, ya que si derivan en errores puede traer serias consecuencias para la empresa.
- Decisiones rutinarias: Son aquellas que se realizan de forma habitual y que se guían por procesos ya establecidos. Se pueden considerar como una subcategoría de las decisiones operativas.
- Decisiones de riesgo: Se toman en situaciones de crisis para la empresa y son excepcionales. Una decisión de riesgo debe tomarse de forma cautelosa, ya que escoger el camino equivocado puede derivar en un gran problema para la organización.
Etapas del proceso de toma de decisiones
Las etapas que toda empresa debe seguir para poder tomar una decisión son:
- Análisis de la situación: En el análisis nos ocuparemos de identificar posibles problemas o situaciones que exigen el inicio de un proceso de toma de decisiones. Definiremos al detalle estos problemas para los que hay que buscar una decisión única que nos ayude a resolverlo. También recopilaremos datos y los trabajaremos para obtener información que nos permita poder diseñar en la siguiente etapa las alternativas que podemos encontrar para hallar la solución más adecuada.
- Identificar las soluciones al problema: Se debe realizar una serie de propuestas que ayuden a resolver el problema en base a un análisis previo. Se recomienda también escuchar diversas opiniones para poder definir al máximo estas alternativas y hallar la más conveniente.
- Analizar las soluciones encontradas: Se deben analizar todas las alternativas, prestando atención a sus fortalezas y debilidades y comparándolas entre ellas para poder encontrar la que se crea que es más adecuada. También se estudiará su viabilidad, por ejemplo los costes económicos que pueda generar y la facilidad de implantación. Se sopesará el impacto y la efectividad de cada una de ellas y se evaluará cuál es la más indicada para resolver el problema.
- Definir los criterios de selección de la toma de decisiones: Estos criterios nos ayudarán a poder escoger la alternativa adecuada para el problema que deseamos resolver. Pueden ser:
- Elección individual: En este criterio la toma de decisiones está cerrada a una o muy pocas personas. Se basan en la experiencia o la jerarquía de las personas que deban tomar la decisión.
- Elección consensuada: Suelen implicar a más personas en el proceso. Se basan en la formulación de argumentos para después realizar una votación entre todos los participantes.
- Uso de modelos matemáticos: La decisión se toma en base al análisis de los datos utilizando modelos matemáticos o cuantitativos. Permite poder ofrecer una previsión de futuro sobre los resultados que se obtendrán de cada propuesta para escoger la más favorable.
- Asesoramiento externo: Si las personas encargadas de tomar la decisión no tienen capacidad para escoger la opción más indicada, bien porque no cuenten con la experiencia necesaria en el ámbito donde tengan que tomar dicha decisión, pueden recurrir a la ayuda de una asesoría independiente que les guíe en el proceso de toma de decisiones.
- Escoger una alternativa: Cuando hemos llegado a esta fase, estaremos en disposición de poder escoger una única alternativa, que será la que más se adecúe a los objetivos que se pretenden resolver.
- Implantación de la alternativa: Se debe informar formalmente a la organización de la decisión tomada y a las personas que vaya a afectar. Se realizará un proceso de planificación y organización para poder llevar a cabo la implantación.
- Evaluación de los resultados: Es importante realizar un análisis posterior a la implantación de la decisión para poder conocer si nos ha ayudado a resolver el problema o a alcanzar los objetivos que deseábamos conseguir con ella. También nos permitirá saber si han surgido errores o nuevos problemas derivados y ponerles solución.
- Informe: La realización de un informe que recopile todos los datos de la evaluación de la alternativa es muy útil para ayudarnos a visualizar los resultados de la implantación de la alternativa y también para ayudarnos en la toma de futuras decisiones similares.
Consejos para tomar decisiones en los entornos VUCA
Tomar decisiones puede convertirse en un proceso largo y complejo. Esto es todavía más difícil en los entornos VUCA, donde los cambios pueden surgir de forma imprevisible, trastocando todos los planes que habíamos tomado.
Algunos consejos a seguir que nos ayudarán a tomar mejores decisiones son:
- Realizar un análisis y evaluación continua de diferentes elementos críticos de la empresa para poder anticiparnos ante cualquier posible problema.
- Recopilar datos y analizarlos para poder ayudarnos en el proceso de toma de decisiones. El Business Inteligence o Inteligencia de Negocio es un concepto muy relacionado con esto, ya que nos ayuda a trabajar todos estos datos para obtener información muy valiosa sobre la empresa y su futuro.
- Diseñar un plan de crisis para poder hacer frente a futuros problemas y disponer de un protocolo que nos ayude a actuar de forma rápida
- Aprender de los errores cometidos en el pasado para ayudarnos a poder tomar decisiones más eficaces en el futuro.